Ny växel till företaget – så här bör du tänka

Funderar du på att skaffa en ny telefonväxel till ditt företag? Det kan finnas många orsaker till det. Du kanske behöver nya, moderna och mer avancerade funktioner, minska på kostnaderna för telefoni eller så kanske det helt enkelt är så at ditt företag har växt och behöver en starkare telefonväxel med högre kapacitet.

Grundläggande tips

Hår går vi igenom några viktiga saker som du som företagare bör tänka på innan du investerar i en ny växel. Det är en hel del man bör tänka på, men det är det värt. En telefonväxel är en dyr och viktig investering och man vill att allt ska fungera som det ska redan från början.

  • Börja med att sammanställa en tydlig och detaljerad kravspecifikation så att du på ett tydligt sätt kan klargöra vad som krävs av din nya telefonväxel. Ska den kunna koppla mobilsamtal, ska den kunna hantera telefonköer, ska man kunna koppa in flera samtal samtidigt och så vidare. Ju mer detaljerad specifikation, desto lättare att hitta rätt telefonväxel.
  • Var noga med att kontrollera att det inte finns några dolda kostnader! Priserna skiljer sig mycket mellan olika leverantörer, vissa tar ut en hög startavgift och lägre månadsavgift eller vice versa. Detta brukar dock ofta jämna ut sig i längden. De dolda kostnaderna som olika supportavgifter och konsultationskostnader är luriga och kan göra att totalkostnaderna kan rusa iväg i det långa loppet.
  • Det är viktigt att ta in offerter från – minst – tre olika leverantörer innan du kommer fram till ett beslut angående din telefonväxel. Det kan även vara bra att träffa leverantören, då kan man få en bild av bolaget och dess känsla för service och kundbemötande.
  • Kostnader för mobiltelefoner är viktigt att hålla koll på. Det kan bli väldigt dyrt om du satsar på exempelvis fria samtalsminuter och fri surf till alla anställda. Försök att hitta en specialanpassad lösning som passar just ditt företag. Det kan göra processen lite längre, men du kan spara en hel del på detta sätt.
  • Stressa inte fram ett beslut. Om man köper en växel med massor av nya funktioner utan att anpassa och gå ut med ordentlig information så är det dömt att bli krångel. Förvirring och längtan tillbaka till det gamla systemet är inget du vill drabbas av. Ett bra tips är att låta personalen använda de nya telefonerna innan växelbytet, annars blir det lätt för mycket på en gång.
  • Fundera på bandbredden. Väljer du en växel för IP-telefoni så kommer hela din internetförbindelse att påverkas när växeln börjar användas. Se till att du har nog med kapacitet för att allt ska fungera som det ska, be säljaren ta fram en uträkning på detta.
  • Testa din nya växel noga innan du sätter igång. Detta bör självklart ske innan du gör en beställning. Se till att ha en ordnad kommunikation med leverantören och se till att allt dokumenteras ordentligt.
  • Sist men inte minst: var noga med säkerheten. Alla användarna ska ha egna och säkra lösenord. Glöm inte att spärra olika typer av betalnummer om de inte är absolut nödvändiga för ditt företag, annars kan det bli dyrt!

Lycka till med din nya telefonväxel!

20 sep 2016